Сопровождение кадрового делопроизводства
Прием и оформление нового сотрудника на работу с последующим ведением делопроизводства - сложное хлопотное дело. Какие кадровые документы на сотрудника необходимо оформить в соответствии с кадровым законодательством РФ, как правильно бухгалтерия должна начислить зарплату, как обучить нового сотрудника и какими должны быть условия труда, рассмотрим чуть ниже.
За набор сотрудников в ООО, ОАО, ЗАО или ИП отвечает менеджер по подбору персонала. Обычно на эту должность подбирают кандидата с опытом работы не менее 6 лет, имеющим высшее профильное образование и обладающим коммуникабельными качествами. Он осуществляет подбор вероятных сотрудников фирмы, проводит собеседование с ними или конкурсный отбор, выявляет наиболее подходящих кандидатов, оценивает их и назначает на должность. Помимо этого менеджер по подбору персонала должен умело вести кадровое делопроизводство, разрабатывать системы обучения персонала с целью улучшения качества выполняемой работы, системы оценки деятельности подчиненных, а также разъяснять политику, проводимую организацией в сфере ее деятельности. Менеджер по подбору персонала несет ответственность за каждого принятого им сотрудника фирмы, для которого в отделе кадров заводят личное дело, личную карточку работника, трудовую книжку. Нового сотрудника организации согласно Трудовому Кодексу РФ в отдел кадров так же просят предоставить ряд необходимых для официального принятия на работу документов: российский паспорт с пропиской или регистрацией, копию военный билет, копию полученного пенсионного страхового свидетельства, копию полученного ИНН, копию медицинского страхового полиса, несколько фотографий 3*4, копию диплома или свидетельства об образовании. Все вышеперечисленные копии документов остаются в отделе кадров, подлинники документов работодатель не может оставить в личном деле, но имеет право потребовать ознакомиться с ними. Если у сотрудника нет пенсионного страхового свидетельства, то его необходимо получить либо самому сотруднику, либо организации, в которой он работает. Получение пенсионного страхового свидетельства для работающих граждан РФ должно происходить в Пенсионном фонде. Получением пенсионного свидетельства должны заниматься (но не обязаны) начальник отдела кадров или бухгалтер. С получением трудовой книжкой дела обстоят иначе. Ее заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. По Трудовому Кодексу РФ нельзя завести две трудовые книжки, так как это будет квалифицироваться как мошенничество. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже. За заполнением или исправлением данных в трудовой книжке необходимо следить сотруднику, чтобы избежать противоречий и разногласий с работодателем. Трудовая книжка должна быть оформлена работодателем в течение пяти первых рабочих дней согласно статье 66 Трудового Кодекса РФ. Помимо трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником фирмы должны заключить трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. В трудовом договоре обязательно должны быть прописаны условия труда, размер зарплаты, возможные доплаты и надбавки, а также поощрительные выплаты. Не стоит путать личное дело с личной карточкой работника. В личной карточке работника заполняются краткие данные о рождении, проживании, образовании, прохождении военной службы и прочие дополнительные данные. Личное дело - это папка, в которой в отделе кадров хранятся документы, предоставленные сотрудником, приказы работодателя относительно данного сотрудника и прочая необходимая информация. Личное дело должно храниться в архиве отдела кадров.
Получение ИНН - это получение идентификационного номера налогоплательщика. В России получение ИНН - это получение персонального номера каждого работающего гражданина, присваиваемого налоговой службой РФ. С 1 января 1999 года Налоговая служба РФ создала такие условия, при которых получение ИНН гражданами РФ происходит с рождения. Получение ИНН необходимо для того, чтобы работодатель мог отчислять налог с зарплаты в налоговую службу РФ. Получение пенсионного страхового свидетельства необходимо работодателю для того, чтобы перечислять выплаты в Пенсионный Фонд РФ на пенсионный счет сотруднику. Впоследствии из этих выплат будет складываться пенсия данного человека. Кстати, получением ИНН, медицинского полиса или пенсионного страхового свидетельства может заняться сторонняя фирма, позволяющая работодателю и сотруднику сэкономить дорогостоящее время.
Для иностранных граждан, желающих работать на территории РФ, необходимо оформить следующие документы: персональное разрешение на осуществление трудовой деятельности на территории РФ, регистрация в Управлении ФМС России (оформление приглашения или рабочей визы). Работодателю же придется оформить для иностранных граждан разрешение для привлечения иностранной рабочей силы. Другие необходимые документы для иностранных граждан оформляются в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Иностранным гражданам также как и гражданам РФ необходимо оформить медицинский страховой полюс. Это позволит им при чрезвычайных ситуациях обратиться за медицинской помощью в поликлиники и больницы по месту пребывания. Оформление медицинского страхового полюса для большего удобства также можно доверить сторонней фирме.
Управление персоналом - это узкоспециализированная деятельность в системе современного менеджмента, с появлением которого в профессиональной среде любой отрасли стало происходить становление кадрового менеджмента. Кадровый менеджмент отвечает за исполнение и развитие форм кадровой работы. В современном мире управление персоналом принято еще называть управлением человеческими ресурсами. Управление персоналом заключается не только в оформлении документов и принятии сотрудника на работу, но и в умении создать должные условия труда, желание трудиться и стремление к карьерному росту. Повышение или понижение зарплаты по объективным причинам может сказать на качестве выполняемой работы сотрудником. Менеджер по подбору персоналом должен также уметь создать здоровую конкуренцию в коллективе и содействовать в создании корпоративной культуры сотрудников. Управление персоналом - это нелегкая, но интересная работа в условиях кадрового менеджмента.
